2017-2018 Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Oryantasyonu

3 Ağustos 2017 Perşembe günü, 2017-2018 Akademik Yılı Güz Dönemi'nde Erasmus+ öğrenci öğrenim hareketliliğinden yararlanacak öğrenciler için bir oryantasyon toplantısı gerçekleştirildi. Bu toplantı kapsamında yer verilen başlıklar ve toplantı özetine aşağıda yer verilmektedir.

Seçim sürecinin tamamlanması ve öğrencilerin adaylık mektuplarının, gitmeye hak kazandıkları kurumlara gönderilmesinin ardından, gidecek öğrenciler için evrak temini ve vize süreci başlamaktadır. Hareketlilikten yararlanacak öğrenciler için aşağıda sıralanan aşamalar gerçekleşmelidir:

1. Öğrencilerin, gitmeye hak kazandıkları kurumlardan kabul mektuplarının gelmesi
2. Uluslararası Programlar Ofisi web sayfasının “Erasmus+” sekmesinin altında bulunan “Gerekli Dökümanlar” başlığında bulunabilecek öğrenim anlaşmasının “before the mobility” kısmının öğrenci tarafından Bölüm Koordinatörünün danışmanlığında doldurulması ve gerekli tüm imzaların tamamlanması
3. İmzaları tamamlanan anlaşmanın bir nüshasının UPO’ya teslim edilmesi (bu belgenin ıslak imzalı olması zorunlu değildir)
4. Yine web sayfasının gerekli dökümanların yer aldığı başlığından indirilebilecek “ders denklik formunun” (course equivalency form) doldurularak öğrenim anlaşmasının bir nüshasıyla birlikte öğrencinin ilgili bulunduğu Fakülte Sekreterliğine teslim edilmesi
5. Öğrencinin, Erasmus+ kapsamında yurt dışındaki bir eğitim kurumunda bulunacak olduğunun ya da eğitim amaçlı seyahatinin belirtildiği genel kapsamlı bir seyahat sağlık sigortasının yaptırılarak sigorta poliçesinin bir nüshasının UPO’ya teslim edilmesi
6. Öğrencinin Denizbank Cebeci Şubesinde bir Euro hesabı açtırması
7. Öğrencinin adına; TEDÜ öğrencisi olduğunu, TEDÜ’den alacağı hibe tutarını ve yurt dışında bulunacağı tarih aralığını gösteren ve işlevi vize alımını kolaylaştırmak olan vize mektubunun yazılabilmesi için her bir öğrencinin pasaport numarasını ofise iletmesi

Bu aşamalar, öğrenci için hibe sözleşmesinin hazırlanmasının öncesinde gerçekleşmelidir. Öğrenim anlaşmasının ve sigorta poliçesinin UPO'ya teslim edilmesi, öğrencinin, hibe sözleşmesinin hazırlanması talebi olarak kabul edilir ve hibe sözleşmesi, ofis tarafından iki nüsha olarak hazırlanır. Ardından, öğrenci mail yoluyla bilgilendirilir ve sözleşmesini imzalamak üzere ofise davet edilir. Kurumumuz adına sözleşmeyi imzalama yetkisi, Erasmus+ Kurum Koordinatöründedir. Sözleşme kurum tarafından da imzalandıktan sonra öğrenci, kendisine ait nüshayı Ofise gelerek alması için mail yoluyla bilgilendirilir.

Hibe sözleşmesi hazırlanan öğrencinin, gitmeden önce tamamlaması gereken tüm evraklar tamamlanmış demektir. Sonrasında, öğrenciye gönderilen kabul mektubundaki tarihlere göre hesaplanan hibe tutarının %80’i öğrencinin Euro hesabına yatar.

Hibe sözleşmesi tamamlanan öğrencinin mail bilgisi Online Linguistic Support sistemine girilir. Bu sistem, hareketlilikten yararlanacak tüm öğrencilere, hareketlilik öncesi ve sonrasında İngilizce değerlendirme sınavı atamaktadır. Öğrencilerin bu sınavı süresi içinde yapması zorunludur. Gitmeden önce yapılan sınavın sonucunun Ofise teslim edilmesi gerekli değildir. Hareketlilikten önce tamamlanan bu sınav sonucunda A1, A2 ya da B1 çıkan öğrencilere sistem tarafından otomatik olarak kurs atanmaktadır. Öğrencilerden dil seviyelerini yükseltmeleri ve bu online kursu takip etmeleri beklenmektedir. Bu hem öğrencinin dil bilgisi, hem de TEDÜ’nün kurs kullanımı açısından saptanacak istatistiki yeri açısından önem arz etmektedir.

•  Öğrencilerden öğrenim anlaşmalarını,  minimum 30 AKTS’lik dersle yükümlü olacak şekilde hazırlamaları beklenmektedir.
• Vize için hâlâ harekete geçmemiş öğrencilerin derhal vize başvurusunda bulunmaları gerekmektedir.
• Gidilen ülkede hangi koşullarda ve nerede konaklanacağı tamamen öğrencinin sorumluluğundadır.
• Öğrencilere, gidecekleri üniversitelerdeki kurumların ESN toplulukları ile iletişime geçmeleri önerilmektedir.
• Öğrencilere, gidecekleri kurum tarafından hazırlanacak olan oryantasyon toplantılarına katılmaları önerilmektedir.
• Öğrencinin, yurt dışına gider gitmez, zaman kaybetmeden, gidilen ülkedeki yetkili kurumla temasa geçmesi ve oturma iznine başvurması gerekmektedir.

***

Bu sürecin ardından, öğrenci öğrenim göreceği ülkeye gider ve gittiği kurumda ders kaydını yaptırır. Öğrenim süreci başladıktan sonra, gitmeden önce alınması planlanan derslerle ilgili aksaklıklar ortaya çıkabilmektedir. Bu durumda öğrenci ders değiştirmek üzere harekete geçmelidir. Böyle bir durumun ortaya çıkması halinde, gidiş tarihinden itibaren en geç beş hafta içerisinde, aşağıda sıralanan aşamalardan geçilmesi gereklidir:

1. “Gerekli Dökümanlar” başlığında bulunabilecek olan “ders değişim formunun” (course change form) öğrenci tarafından doldurulması
2. Bu form için gereken imzaların tamamlanması
3. İmzaların tamamlanmasının ardından, öğrenim anlaşmasının “during the mobility” bölümünün doldurularak imzalarının tamamlanması
4. İmzaları tamamlanan formun bir nüshasının ve öğrenim anlaşmasının “during the mobility” bölümünün, erasmus@tedu.edu.tr adresine; yine hem form ve hem de anlaşmanın birer nüshasının ilgili Fakülte Sekreterliğine gönderilmesi

Böylelikle öğrencinin değişen dersleri belirlenecek, almakta olduğu dersler takip edilebilecektir.

***

Hareketlilik tamamlandıktan sonra 15 gün içinde Ofise teslim edilmesi gereken belgeler aşağıda sıralanmaktadır:

1. Katılım Sertifikası (gerekli dökümanlar arasında bulunabilecek bu belge, Türkiye’ye dönmeden önce imzalatılmalı ve mühürletilmelidir)
2. Transkript
3. Öğrenim anlaşmasının “after the mobility” bölümünün doldurulmuş ve imzaları tamamlanmış hali
4. Online Linguistic Support sistemince gönderilen hareketlilik dönemi sonrası sınavının sonucunu gösteren belge
5. Öğrenciye otomatik olarak gönderilecek anketin doldurulmuş hali

Bu belgeleri tamamlayan öğrencilerin hibesi yeniden, katılım sertifikasında yer alan tarihler baz alınarak hesaplanır. Hak edilen toplam hibe böylelikle ortaya çıkmış olur. Hesaplanan bu toplam hibeden, öğrenci gitmeden önce kendisine ödenen tutar düşülür. Geriye kalan meblağ, öğrencinin Euro hesabına yatırılır.

• Transkriptin karşı kurum tarafından hazırlanıp TEDÜ’ye gönderilmesi veya öğrenciye teslim edilmesi, anlaşmanın “after the mobility” bölümünün hazırlanmasını geciktirebilmektedir. Ortaya çıkan bu sorun öğrenciden kaynaklanmadığı sürece belge teslimi süresinin uzamasında herhangi bir sorun ortaya çıkmamaktadır.
• Öğrenci, transkriptini, anlaşmasının “after the mobility” bölümünü ve yine gerekli dökümanlar arasında bulabileceği “ders saydırma formunu” (course recognition form) ilgili Fakülte Sekreterliğine teslim etmelidir. Bu, öğrencinin yurt dışında öğrenim gördüğü kurumda aldığı derslerin TEDÜ’de sayılması için zorunludur.
• Erasmus+ programı kapsamında hareketlilikten yararlanacak tüm öğrenciler için süreçlerin şeffaf ve öngörülebilir nitelikte olmasına özen gösterilmektedir. Öğrencinin yurt dışında alacağı derslerin tam tanınmasının sağlanması ve öğrencinin, hareketliliğinin her aşamasında kendisini neyin beklediğini bilmesi, bu şeffaflık ve öngörülebilirliğin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu nedenle, bir belirsizliğin ortaya çıktığını düşünen öğrencinin, zaman kaybetmeden UPO ile irtibata geçmesi gereklidir.